Tässä selosteessa kuvataan, miten asiakastietoja käsitellään Loft LKV:n toiminnassa.

1 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Loft LKV yritys tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekisterinpitäjä määräytyy asiakkuuden perusteella. 

Loft LKV:n yhteyshenkilö

Jani Käki
Loft LKV (y-tunnus 2676521-2)
Eerikinkatu 50
00180 Helsinki
puhelin: 050 573 6534
sähköpostiosoite: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

2. Rekisterin nimi

Loft LKV:n asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi, kehittäminen ja analysointi. Asiakastietoja voidaan käyttää myös asiakasviestintään, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti.

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oman liiketoiminnan ja sen kanssa sopimussuhteessa olevien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin kehittämiseen kuten Sp-Koti-ketjuun kuuluvien kiinteistönvälitysyritysten ohjaukseen. Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja Sp-Koti-ketjuun kuuluvien kiinteistönvälitysyritysten markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset. Nämä tutkimukset voidaan toteuttaa myös sähköisesti.

4. Käsittelyn oikeusperuste

5. Kuvaus rekisteröidyistä tietoryhmistä

Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

Henkilöön liittyvät perustiedot

• nimitiedot
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• henkilötunnus, syntymäaika

Toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot

• toimeksiannon vastaanottopäivä ja voimassaoloaika
• sopimuksen sisältö
• välitettävää kohdetta koskevat tiedot
• toimeksiannon toteuttamista varten tarpeelliset tiedot, kuten verotuskohtelun selvittelyä varten annetut tiedot
• vastaanotetut tarjoukset ja niiden sisältö
• toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot
• lainsäädännön määrittelemät tuntemistiedot, kuten asiakkaan tunnistamiseksi ja poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi tarpeelliset tiedot

Muut asiakkuuteen ja muuhun asiayhteyteen liittyvät tiedot:

• henkilön antamat suostumukset ja kiellot eri käyttötarkoituksiin, kuten suostumus sähköiseen markkinointiin.
• asiakkaan kiinnostuksen kohteena olevat asunnot tai kohteet
• asiakkuuteen tai asiayhteyteen liittyvä yhteydenpito, palautteet, reklamaatiot
• henkilön verkkokäyttäytymisen ja palveluiden käytön seuranta esimerkiksi evästeiden avulla. Kerättävä tieto voi olla esimerkiksi käyttäjän selailema sivu, IP-osoite, istunnon aika ja kesto.

6. Mistä henkilötietoja pääasiallisesti hankitaan

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita.

Rekisterinpitäjä voi kerätä ja ylläpitää rekisteröityä koskevia henkilötietoja lain sallimissa puitteissa kolmansien osapuolten rekistereistä kuten

• maanmittauslaitokselta
• muiden viranomaisten rekistereistä
• luottotietorekisterin pitäjiltä

7. Mihin henkilötietoja säännönmukaisesti luovutetaan

Tietojen luovuttamisessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä ja luovuttaminen tapahtuu lainsäädännön sallimissa rajoissa ja sen velvoittamin ehdoin.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Loft LKV:n vastuullisesti valituille yhteistyökumppaneille sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Toteutunutta kauppaa koskevia tietoja voidaan luovuttaa Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP).

Loft LKV voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Loft LKV käyttää toiminnassaan palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijät), joille Loft LKV siirtää henkilötietoja sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, joista on palveluntarjoajan kanssa sovittu. Loft LKV on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai henkilötietojen teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

8. Tietojen säilyttäminen

Loft LKV säilyttää asiakasrekisterissä olevia tietoja lainsäädännön edellyttämän ajan.

Sopimussuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään 10 vuotta toimeksiantoon liittyvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi. Asuntokaupan osapuolena (ostaja, tarjouksen tekijä) olevan henkilön henkilötietoja säilytetään 10 vuotta kaupan tekemisestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä.

Potentiaalisen asiakkaan osalta tiedot poistetaan tai anonymisoidaan noin vuoden kuluttua siitä, kun asiakas on viimeksi ottanut yhteyttä.

9. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen henkilötietojen käsittelyssä

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja tai että niitä ei käsitellä.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan, häntä koskevan virheellisen tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

10. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.

11. Rekisterin suojaus

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Käyttöoikeudet tietoihin on rajattu siten, että käyttöoikeus on pääsääntöisesti vain henkilöillä, joiden työtehtävänä on rekisteröidyn antamien toimeksiantojen tai tilaamien palveluiden hoitaminen rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti.

12. Valvontaviranomainen

Rekisteröity voi valittaa Loft LKV:n menettelystä tietosuojaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.